فهرست این نوشته
برای اپلای و گرفتن ویزای تحصیلی اروپا، هر مدرک ایرانی — از دیپلم تا سند ازدواج — باید چند مرحله را پشت سر بگذارد: ترجمهٔ رسمی به زبان مقصد یا انگلیسی، مُهر و امضای نهادهای داخلی، و در بیشتر موارد قانونی‌سازی در سفارت یا کنسولگری کشور مقصد در تهران. این راهنما مدرک‌های لازم برای دانشجو و برای هر عضو خانواده — همسر و فرزندان — را فهرست می‌کند، مسیر تأیید هرکدام را نشان می‌دهد و توضیح می‌دهد چرا آپوستیل برای مدرک‌های صادرشده در ایران کاربرد ندارد. تصمیم نهایی دربارهٔ ویزا و اقامت همیشه با سفارت یا ادارهٔ مهاجرت کشور مقصد است؛ آنچه در ادامه می‌آید آماده‌سازی مدرک‌هاست، نه وعدهٔ نتیجه.
ترجمهٔ رسمی، مُهر دادگستری و مُهر وزارت امور خارجه
هر مدرک فارسی — ریزنمرات، دانشنامه، شناسنامه، سند ازدواج — باید نخست به‌دست مترجم رسمی قوهٔ قضاییه به زبان مقصد برگردانده شود. مترجم رسمی سربرگ و مُهر خودش را روی ترجمه می‌زند؛ این «ترجمهٔ رسمی» با ترجمهٔ آزاد یا ترجمهٔ دانشگاهی فرق دارد و هیچ نهادی ترجمهٔ آزاد را برای اپلای یا ویزا نمی‌پذیرد.
برای بسیاری از کشورها، ترجمهٔ رسمی به‌تنهایی کافی نیست و باید در دو نهاد دیگر هم مُهر بخورد: ادارهٔ اسناد و امور مترجمان رسمی دادگستری و سپس ادارهٔ امور کنسولی وزارت امور خارجه در تهران. برای نمونه، به گزارش سفارت آلمان در تهران، ترجمهٔ رسمی باید از مترجمی باشد که در فهرست مورد تأیید وزارت امور خارجهٔ ایران است؛ سپس مدرک باید در دادگستری و بعد در وزارت امور خارجه پیش‌تأیید بگیرد، و این پیش‌تأییدها باید کمتر از یک سال قدمت داشته باشند. سفارت آلمان در ادامه، با دریافت ۱۰ یورو هزینهٔ ارائه‌دهندهٔ خدمت (TLScontact) و ۳۰ یورو هزینهٔ قانونی‌سازی سفارت برای هر مدرک، تأیید نهایی را انجام می‌دهد (سفارت آلمان در تهران).
این الگو — مترجم رسمی، دادگستری، وزارت امور خارجه، سفارت مقصد — در بیشتر سفارت‌خانه‌های اروپایی در تهران دیده می‌شود، اما جزئیات، هزینه و مدارک لازم برای هر کشور فرق دارد؛ فهرست دقیق را نزدیک زمان اپلای از سفارت یا کنسولگری همان کشور می‌گیریم.
قانونی‌سازی در سفارت و چرا آپوستیل برای مدرک ایرانی کاربرد ندارد
آپوستیل مُهر ساده‌شده‌ای است که فقط میان کشورهای عضو کنوانسیون ۱۹۶۱ لاهه کار می‌کند و نیاز به تأیید سفارت را از میان برمی‌دارد. ایران در فهرست رسمی اعضای این کنوانسیون — که خودِ نهاد نگهدارندهٔ کنوانسیون (HCCH) منتشر می‌کند — نیست (جدول اعضا در سایت HCCH).
نتیجه این است که مدرک صادرشده در ایران هیچ‌وقت آپوستیل نمی‌خورد؛ به‌جای آن باید همان زنجیرهٔ داخلی (مترجم رسمی، دادگستری، وزارت امور خارجه) طی شود و در گام آخر، سفارت یا کنسولگری کشور مقصد در تهران آن را قانونی کند. ادارهٔ لگالیزیشن بریتانیا هم به همین نکته اشاره می‌کند: مدرک صادرشده بیرون از بریتانیا را نمی‌توان با سرویس آپوستیل بریتانیا مهر کرد و باید در همان کشور صادرکننده — یعنی ایران — مراحل را طی کرد (gov.uk).
برخی نهادهای مقصد، مثل دانشگاه یا ادارهٔ مهاجرت، به‌جای مدرک اصلیِ قانونی‌شده، کپی برابر اصل یا اسکن تأییدشده می‌پذیرند. این نکته را همیشه در فهرست مدارک همان دانشگاه یا سفارت می‌بینیم، چون بین کشورها و حتی بین برنامه‌های یک دانشگاه فرق دارد.
تأییدیهٔ تحصیلی — دیپلم، پیش‌دانشگاهی و مدرک دانشگاهی
پیش از ترجمهٔ رسمی، خودِ مدرک تحصیلی باید تأییدیهٔ نهاد صادرکننده را داشته باشد؛ وگرنه مترجم رسمی هم آن را ترجمه نمی‌کند. برای دیپلم و پیش‌دانشگاهی، این تأییدیه از راه سامانهٔ الکترونیکی وزارت آموزش و پرورش گرفته می‌شود: دانش‌آموز یا فارغ‌التحصیل درخواست می‌دهد، ادارهٔ آموزش‌وپرورش منطقهٔ صدور مدرک اصالت آن را بررسی می‌کند و تأییدیهٔ الکترونیکی برای دانشگاه یا نهاد متقاضی صادر می‌شود (سامانهٔ تأییدیهٔ تحصیلی وزارت آموزش و پرورش).
برای مدرک کارشناسی، کارشناسی‌ارشد یا دکترا، تأییدیهٔ لازم برای ترجمهٔ رسمی از راه سامانهٔ «تأیید مدارک تحصیلی دانشگاهی داخل کشور» در پورتال سازمان امور دانشجویان وزارت علوم، تحقیقات و فناوری گرفته می‌شود؛ دانش‌آموخته با ثبت‌نام در همین سامانه درخواست را ثبت می‌کند (سازمان امور دانشجویان — تأیید مدارک دانشگاهی). چون هزینه و زمان دقیق پردازش روی این صفحه اعلام نشده، این دو رقم را نزدیک زمان درخواست، مستقیم از همین سامانه می‌گیریم.
گذرنامه
برای سفر به منطقهٔ شینگن، طبق قانون اتحادیهٔ اروپا، گذرنامه باید دست‌کم تا سه ماه پس از تاریخ خروج برنامه‌ریزی‌شده از قلمرو اتحادیه اعتبار داشته باشد و ظرف ده سال پیش از روز ورود صادر شده باشد (قانون سفر اتحادیهٔ اروپا). این قاعده برای کشورهای عضو شینگن یکسان است؛ بریتانیا عضو شینگن نیست و قاعدهٔ گذرنامهٔ آن را در صفحهٔ اختصاصی بریتانیا در سایت رادون می‌بینیم.
برای هر عضو خانواده که همراه می‌آید، گذرنامهٔ جداگانه لازم است، حتی برای نوزاد. اگر گذرنامهٔ کسی کمتر از این بازه اعتبار دارد، پیش از اپلای برای تمدید اقدام می‌کنیم.
گواهی عدم سوء پیشینه
برخی کشورها برای اقامت طولانی‌مدت، از دانشجو یا از همسر بالای سنی مشخص، گواهی عدم سوء پیشینه می‌خواهند. این گواهی در ایران از راه پلیس صادر می‌شود و باید مثل بقیهٔ مدارک، ترجمهٔ رسمی و در صورت نیاز، مُهر دادگستری و وزارت امور خارجه داشته باشد. چون سامانهٔ رسمی صدور این گواهی در زمان نگارش این راهنما برای ما در دسترس نبود، مراحل و هزینهٔ دقیق آن را نزدیک زمان درخواست ویزا، مستقیم از دفتر پلیس بررسی می‌کنیم.
تمکن مالی — گواهی و نامهٔ بانکی
بیشتر سفارت‌خانه‌ها و دانشگاه‌ها یکی از این مدرک‌های مالی را می‌خواهند: گواهی موجودی حساب دانشجو، نامهٔ تعهد مالی از یکی از والدین یا حامی مالی به همراه گواهی موجودی حساب او، یا نامهٔ بورسیه. رقم دقیق برای هر کشور و هر مقطع فرق دارد و در صفحهٔ همان کشور در سایت رادون آمده است؛ این‌جا فقط به شکل مدرک اشاره می‌کنیم.
گواهی بانکی باید به زبان انگلیسی یا زبان مقصد و روی سربرگ بانک باشد؛ اگر بانک آن را فقط به فارسی می‌دهد، باید مثل مدرک‌های دیگر ترجمهٔ رسمی شود. تاریخ صدور گواهی معمولاً نباید بیش از چند هفته پیش از تحویل به سفارت یا دانشگاه باشد؛ بازهٔ دقیق را از فهرست مدارک همان مقصد می‌گیریم.
بیمه
برای گرفتن روادید، معمولاً بیمهٔ مسافرتی با پوشش درمانی برای روزهای اول لازم است. پس از رسیدن، بسیاری از کشورها بیمهٔ درمانی محلی یا دانشجویی را جایگزین بیمهٔ مسافرتی می‌کنند. بیمهٔ هر عضو خانواده جدا خریداری و جدا بررسی می‌شود، چون شرط سنی و نوع پوشش کودک با بزرگ‌سال فرق دارد.
رزومه، انگیزه‌نامه و توصیه‌نامه
رزومه (CV) باید سوابق تحصیلی، زبان و هر تجربهٔ کاری یا پژوهشی را به ترتیب زمانی نشان دهد. انگیزه‌نامه باید به همان برنامه و همان دانشگاه اشاره کند، نه متنی یکسان برای همهٔ درخواست‌ها؛ دلیل انتخاب رشته و برنامهٔ بعد از تحصیل را روشن می‌نویسیم. توصیه‌نامه را از استاد یا مسئولی می‌گیریم که واقعاً با کار دانشجو آشناست؛ بیشتر دانشگاه‌ها آن را مستقیم از ایمیل رسمی توصیه‌کننده می‌خواهند، نه از دست دانشجو.
مدارک هر عضو خانواده
فهرست زیر بر پایهٔ نقش هر عضو خانواده است. ستون «تأیید و ترجمه» نشان می‌دهد کدام مرحله از زنجیرهٔ بالا برای آن مدرک لازم است.
دانشجو
| مدرک | برای چه لازم است | تأیید و ترجمه |
|---|---|---|
| ریزنمرات و دانشنامه یا دیپلم | پذیرش دانشگاه و ویزای تحصیلی | تأییدیهٔ نهاد صادرکننده، سپس ترجمهٔ رسمی |
| گذرنامه | هویت و روادید | فقط اعتبار کافی؛ ترجمه لازم نیست |
| گواهی بانکی یا نامهٔ تمکن | اثبات هزینهٔ تحصیل و زندگی | ترجمهٔ رسمی در صورت نیاز |
| گواهی عدم سوء پیشینه | برخی کشورها و مقطع‌ها | ترجمهٔ رسمی، گاه دادگستری و وزارت امور خارجه |
| بیمهٔ مسافرتی | روادید ورود | فقط گواهی بیمه به انگلیسی |
| رزومه، انگیزه‌نامه، توصیه‌نامه | پذیرش دانشگاه | نیازی به تأیید رسمی ندارد |
همسر
| مدرک | برای چه لازم است | تأیید و ترجمه |
|---|---|---|
| سند ازدواج | اقامت همراه همسر | ترجمهٔ رسمی، دادگستری و وزارت امور خارجه |
| گذرنامه | هویت و روادید | فقط اعتبار کافی |
| گواهی عدم سوء پیشینه | اقامت طولانی‌مدت در برخی کشورها | ترجمهٔ رسمی |
| گواهی تمکن یا نامهٔ کارفرما، اگر شاغل بوده | اثبات منابع مالی جداگانه در برخی کشورها | ترجمهٔ رسمی در صورت نیاز |
| بیمهٔ مسافرتی یا درمانی | روادید و اقامت | جدا از بیمهٔ دانشجو خریداری می‌شود |
فرزند
| مدرک | برای چه لازم است | تأیید و ترجمه |
|---|---|---|
| شناسنامه یا گواهی ولادت | اثبات نسبت و سن | ترجمهٔ رسمی، دادگستری و وزارت امور خارجه |
| گذرنامهٔ جداگانه | هویت و روادید، حتی برای نوزاد | فقط اعتبار کافی |
| رضایت‌نامهٔ محضری از والد غایب، اگر فقط یک والد همراه فرزند می‌آید | خروج فرزند از کشور | سند محضری، سپس ترجمهٔ رسمی |
| کارنامه یا مدرک مدرسه، برای سن مدرسه | ثبت‌نام در مدرسهٔ مقصد | ترجمهٔ رسمی کارنامه |
| بیمهٔ درمانی | اقامت و ثبت‌نام مدرسه | جدا از بیمهٔ والدین بررسی می‌شود |
خلاصه
- هر مدرک فارسی برای مصرف رسمی خارج از ایران، نخست ترجمهٔ رسمی می‌خورد؛ بسته به کشور مقصد، بعد از آن مُهر دادگستری و وزارت امور خارجه هم لازم است.
- ایران عضو کنوانسیون آپوستیل نیست؛ به‌جای آپوستیل، سفارت یا کنسولگری کشور مقصد در تهران مدرک را قانونی می‌کند.
- تأییدیهٔ تحصیلی دیپلم و پیش‌دانشگاهی از سامانهٔ وزارت آموزش و پرورش گرفته می‌شود؛ مدرک دانشگاهی از ادارهٔ فارغ‌التحصیلان همان دانشگاه.
- گذرنامهٔ هر عضو خانواده، از نوزاد تا بزرگ‌سال، باید جداگانه باشد و اعتبار کافی داشته باشد.
- همسر و فرزند هر کدام مدرک هویتی، مالی و بیمه‌ای جدا از دانشجو دارند؛ سند ازدواج و شناسنامهٔ فرزند هم باید ترجمه و تأیید شود.
- فهرست دقیق و ترتیب مراحل را همیشه از صفحهٔ همان کشور در سایت رادون یا از سفارت و کنسولگری همان کشور در تهران می‌گیریم، چون جزئیات بین کشورها فرق دارد.
- تصمیم نهایی دربارهٔ ویزا و اقامت با سفارت یا ادارهٔ مهاجرت کشور مقصد است.
منابع
این نوشته در ۶ مهر ۱۴۰۵ با این منابع رسمی بررسی شده است. قانون‌ها و ارقام تغییر می‌کنند؛ پیش از هر تصمیم، مشاور رادون آخرین وضعیت را با شما مرور می‌کند.
- HCCH — جدول کشورهای عضو کنوانسیون ۱۹۶۱ آپوستیل hcch.net
- سفارت آلمان در تهران — قانونی‌سازی اسناد teheran.diplo.de
- دولت بریتانیا — قانونی‌سازی مدرک (Get a document legalised) gov.uk
- اتحادیهٔ اروپا، Your Europe — مدارک سفر برای اتباع غیر اروپایی europa.eu
- وزارت آموزش و پرورش ایران — سامانهٔ تأییدیهٔ تحصیلی emt.medu.ir
- سازمان امور دانشجویان وزارت علوم — تأیید مدارک تحصیلی دانشگاهی جهت ترجمهٔ رسمی portal.saorg.ir